Организация мероприятий различного уровня – важный процесс для развития профильного бизнеса

Различные мероприятия можно разделить на две основные категории:

• личного характера;


• деловой направленности.

К первой группе относятся все знаковые событии в личной жизни человека: день рождения, свадьба, пополнение в семье, тематические вечеринки и торжества по конкретному поводу. Организация мероприятий такого уровня – это возможность сделать досуг более ярким и запоминающимся. Существует масса компаний и частных лиц, занимающихся этим делом. Профессионалы в конкретной отрасли смогут решить массу проблем и взять все хлопоты на себя:

• выбор места проведения. В зависимости от пожеланий заказчика это может быть парк, отдых на природе, романтическое путешествие, экстремальный досуг, выбор ресторана или кафе и многое другое. От правильного выбора места во многом зависит качество мероприятия;


• программа события. Будет разработан подробный план торжества с учетом предпочтений заказчика и его гостей. Дополнительно есть возможность организовать шоу-программу с артистами, пригласить известных публичных людей, устроить масштабный фейерверк – задумок и их реализаций может быть огромное количество, ведь все зависит от типа мероприятия и пожеланий клиента;


• планирование бюджета. Профессиональные сотрудники ивент-компаний никогда не будут навязывать слишком дорогие или ненужные услуги, а предложат оптимальное решение в рамках бюджета заказчика. Это в интересах самой компании – организовать событие, чтобы все были довольны. Ведь чем больше людей будут рекомендовать услуги конкретного организатора, тем выше будет его имидж и благосостояние.

Мероприятия из второй категории отличаются большим количеством нюансов и специфических особенностей, которые необходимо учитывать. Организация мероприятий делового уровня – сложный процесс, за который берутся истинные профессионалы. Например, как бы ни смешно было сравнение, но тамада на свадьбе и основной докладчик на симпозиуме мирового уровня – абсолютно разные ключевые фигуры.

Особенности организации и проведения деловых событий

К мероприятиям такого рода относятся конференции, конгрессы, симпозиумы, открытые форумы, семинары и выставки различного уровня. Вне зависимости от масштабов, прежде чем начинать подготовку к определенному событию, необходимо учесть множество специфических моментов:

• тип мероприятия и его масштабы. Это один из ключевых аспектов, на основании которого будет происходить построение всего процесса организации;


• тема события. Мероприятие может быть узкоспециализированным, например съезд нейрохирургов в пределах одного крупного города или области, или широкомасштабным – всемирная выставка мебели и сопутствующих аксессуаров. Исходя из темы и размаха события просчитывается затратная часть бюджета и привлекаются спонсоры;


• количественный и качественный состав. Здесь все во многом также упирается в масштаб и статус мероприятия. Основная задача – это пригласить известных участников и заинтересовать максимальное количество профильных посетителей, тем самым сформировав необходимую целевую аудиторию;


• продуманная рекламная кампания. Если не будет рекламы, то, даже несмотря на титулованность участников и размах мероприятия, о нем мало кто узнает, что в итоге приведет к убыткам и существенному снижению рейтинга организаторов. Коммерческая составляющая любой выставки – это субаренда площадей для участников и продажа билетов для посетителей. Организатор заинтересован в привлечении максимального количества обеих категорий.

Есть еще масса других нюансов, которые известны настоящим профессионалам, организующих мероприятия различного уровня сложности.

Существенно облегчить процесс организации и проведения выставки любого формата и уровня поможет ЦВК «Экспоцентр», на территории которого есть возможность для успешной реализации подобных проектов – большие выставочные павильоны, удобный подъезд, известное место, наличие необходимого оборудования.